A system and method for determining the environmental impact of an event

Abstract

A system and method for determining the environmental impact of an event comprising: a computing gateway arranged to receive inputted event information associated with the event, wherein the inputted event information includes one or more of event layout information, event items information, or event participation or action information; environmental impact calculation processor arranged to process the event information to determine an environmental impact data of the event, and presentation input / output device arranged to process and organise an impact presentation arranged to present the determined environmental impact to a user, wherein upon the environmental impact is presented to the user, the impact presentation is arranged to be manipulated by the user to adjust the inputted event information for reprocessing by the environmental impact calculation processor to determine an updated environmental impact of the event.

Description

A SYSTEM AND METHOD FOR DETERMINING THE ENVIRONMENTAL IMPACT OF AN EVENTTECHNICAL FIELD

[0001] The present invention relates to a system and method for determining the environmental impact of an event, and particularly, although not exclusively, to a system and method for assessing the carbon footprint of an event.BACKGROUND

[0002] Event management is a thriving industry that is utilised by many corporations, governments and private individuals to assist with planning and organising events. These events could range in size from a small domestic party or presentation, to international grand events such as the Olympic games, sport events, major exhibitions or large scale concerts.

[0003] Although events can range in various sizes and capacities, many events will share some common elements that require planning, construction and logistics. Such elements may include venue setup, installations, foot traffic, food and beverage and specific demonstrations or features. The implementations of these elements may vary in cost and time resources as well as offer various logistic challenges, and thus careful calculation of these costs and resource management is prudent for the management of these projects.

[0004] However, in more recent years, corporations, governments and private individuals have begun to take more attention and notice of environmental issues, including climate change, reducing pollution, recycling policies and use of renewable energy. This attention has in turn led to a relatively new movement of encouraging the uptake of and the accountability of environmental and social responsibilities by companies, governments and individuals, with participants actively seeking to measure, ascertain, report and reduce the environmental impact of any action which they may choose to undertake in business, government or personal activities.SUMMARY OF THE INVENTION

[0005] In accordance with a first aspect of the present invention, there is provided a system for determining the environmental impact of an event comprising:

[0006] - a computing gateway arranged to receive inputted event information associated with the event, wherein the inputted event information includes one or more of event layout information, event items information, or event participation or action information;

[0007] - environmental impact calculation processor arranged to process the event information to determine an environmental impact data of the event, and

[0008] - presentation input / output device arranged to process and organise an impact presentation arranged to present the determined environmental impact to a user, wherein upon the environmental impact is presented to the user, the impact presentation is arranged to be manipulated by the user to adjust the inputted event information for reprocessing by the environmental impact calculation processor to determine an updated environmental impact of the event.

[0009] In an embodiment of the first aspect, the environmental impact data of the event includes a carbon footprint of the event.

[0010] In an embodiment of the first aspect, the environmental impact calculation processor processes the inputted event information to identify environmental parameters related to each of one or more objects used by the event, and calculating a summation of the environmental parameters of each of the one or more objects used by the event to determine the environmental impact data of the event is determined.

[0011] In an embodiment of the first aspect, the environmental impact calculation processor includes a machine learning routine operating on a computation apparatus to process the determined environmental impact to identify optimization of the event information and to manipulate the inputted event information for reprocessing by the environmental impact calculation processor to determine an updated environmental impact of the event.

[0012] In an embodiment of the first aspect, the machine learning routine is arranged to process the inputted event information to identify additional event layout information, event items information, or event participation or action information previously unknown to the user.

[0013] In an embodiment of the first aspect, the identified additional event layout information, event items information, or event participation or action information previously unknown to the user includes additional objects used by the event.

[0014] In an embodiment of the first aspect, the machine learning routine is further arranged to learn from the inputted event  information from a plurality of events.

[0015] In an embodiment of the first aspect, the machine learning routine uses the inputted event information from a plurality of events to develop relationships between layout information, event items information, or event participation or action information with other layout information, event items information, or event participation or action information.

[0016] In an embodiment of the first aspect, the machine learning routine uses a large language model.

[0017] In an embodiment of the first aspect, the machine learning routine queries a Retrieval-Augmented Generation system to further enhance knowledge relating to the event information or environmental impact data of the event.

[0018] In an embodiment of the first aspect, the impact presentation is arranged to present the summation of environmental impact of the event to the user.

[0019] In an embodiment of the first aspect, the impact presentation is arranged to present a heatmap illustrating the summation of environmental impact of the event to the user over a floorplan of the event.

[0020] In an embodiment of the first aspect, the system further includes an event builder arranged to receive the event information, and, wherein the event builder is arranged to receive a floorplan of an event venue associated with the event.

[0021] In an embodiment of the first aspect, the event builder is arranged to receive the floorplan by: receiving and processing a graphical file of a blueprints of the floorplan, using a drawing interface for the user to draw the floorplan or receiving and processing a CAD model of the event venue associated with the event.

[0022] In an embodiment of the first aspect, the system further includes an object vendor connection link to connect the user with one or more vendors for the purchasing of objects used by the event; and a carbon offset service like arranged to connect the user with the one or more carbon offset service.

[0023] In an embodiment of the first aspect, the layout information includes: parameters associated with the floor space, venue or area used for the event, including specific instalments, constructions, fixtures or features partitions, temporary walls, booths, partitions, decorations, floorings, panels, boards, stage setups, lighting, signage, audio-visual equipment, safety compliance arrangements or any one or more thereof.

[0024] In an embodiment of the first aspect, the event items information includes: parameters associated with items that are used by the event, including furniture, chairs, desks, tables, food and beverage items, stationery, gifts, hand-outs, advertising materials, banners, consumables or any one or more thereof.

[0025] In an embodiment of the first aspect, the event participation or action information includes: parameters associated with participants, features and activities that may take place at the event.

[0026] In accordance with a second aspect of the present invention, there is provided a computerized method, operating on a computer system for determining the environmental impact of an event comprising:

[0027] - using a computing gateway to receive inputted event information associated with the event, wherein the inputted event information includes one or more of event layout information, event items information, or event participation or action information;

[0028] - processing the event information with an environmental impact calculation processor to determine an environmental impact data of the event, and

[0029] - using a presentation input / output device to process and organise an impact presentation arranged to present the determined environmental impact to a user, wherein upon the environmental impact is presented to the user, the impact presentation is arranged to be manipulated by the user to adjust the inputted event information for reprocessing by the environmental impact calculation processor to determine an updated environmental impact of the event.

[0030] In an embodiment of the second aspect, the environmental impact data of the event includes a carbon footprint of the event.BRIEF DESCRIPTION OF THE DRAWINGS

[0031] Embodiments of the present invention will now be described, by way of example, with reference to the accompanying drawings in which:

[0032] Figure 1 is a schematic diagram of a computing system in the form of a server or cloud-based service arranged to be implemented or otherwise adapted to provide a system for determining the environmental impact of an event in accordance with one embodiment of the present invention;

[0033] Figure 2 is a block diagram of a system for determining the environmental impact of an event in accordance with Figure 1;

[0034] Figure 3 is a block diagram illustrating the process flow of an example environmental impact calculation processor of the system for determining the environmental impact of an event in accordance with Figure 2.

[0035] Figure 4 is an example screenshot of an interface of the system for determining the environmental impact of an event of Figure 2.

[0036] Figure 5A is an example screenshot of an interface of an example event builder of the system for determining the environmental impact of an event of Figure 2.

[0037] Figure 5B is another example screenshot of an interface of the event builder of the system for determining the environmental impact of an event of Figure 2.

[0038] Figure 5C is another example screenshot of an interface of the event builder of the system for determining the environmental impact of an event of Figure 2.

[0039] Figure 5D is another example screenshot of an interface of the event builder of the system for determining the environmental impact of an event of Figure 2.

[0040] Figure 6A is another example screenshot of an interface of the event builder of the system for determining the environmental impact of an event of Figure 2.

[0041] Figure 6B is another example screenshot of an interface of the event builder of the system for determining the environmental impact of an event of Figure 2.

[0042] Figure 6C is another example screenshot of an interface of the event builder of the system for determining the environmental impact of an event of Figure 2.

[0043] Figure 6D is another example screenshot of an interface of the event builder of the system for determining the environmental impact of an event of Figure 2.

[0044] Figure 7 is an example screenshot of an interface of the presentation input / output device of the system for determining the environmental impact of an event of Figure 2.

[0045] Figure 8 is another example screenshot of a presentation report of the presentation input / output device of the system for determining the environmental impact of an event of Figure 2.

[0046] DETAILED DESCRIPTION OF THE PREFERRED EMBODIMENT

[0047] Referring to Figure 1, there is illustrated a computer system 100, which may also operate as a computer server or cloud server. In this example embodiment, the computer may have interfaces, gateways, builders and processors which may be implemented in the computer 100. The computer 100 may be implemented by any computing architecture, including portable computers, tablet computers, stand-alone Personal Computers (PCs) , smart devices, Internet of Things (IOT) devices, edge computing devices, client / server architecture, “dumb” terminal / mainframe architecture, cloud-computing based architecture, or any other appropriate architecture. The computing device may be appropriately programmed to implement the invention, with the program being stored or processed by one computer, or over multiple computers connected via a telecommunication network.

[0048] As shown in Figure 1, the computer system 100 is arranged to be implemented as, in software, hardware or a combination thereof, an embodiment a system for determining the environmental impact of an event comprising: a computing gateway arranged to receive inputted event information associated with the event, wherein the inputted event information includes one or more of event layout information, event items information, or event participation or action information; processing the event information with an environmental impact calculation processor to determine an environmental impact of the event, and using a presentation input / output device to process and organise an impact presentation arranged to present  the determined environmental impact to a user, wherein upon the environmental impact is presented to the user, the impact presentation is arranged to be manipulated by the user to adjust the inputted event information for reprocessing by the environmental impact calculation processor to determine an updated environmental impact of the event.

[0049] In this embodiment, the system for determining the environmental impact of an event is arranged to provide an environmental impact calculation function for event managers or other users 201 to calculate and determine the environmental impact of an event in which they plan to organise or operate. This environmental impact may be measured based on one or more environmental parameters such as, for example and without limitation, the amount of energy used, the amount of waste created, the amount of water used, the amount of greenhouse gases emitted, the amount of landfill used, the amount of recycling etc. Preferably, the environmental parameter may include the carbon footprint of the event, which could be measured based on the amount of resources used or the amount of carbon dioxide released by the event from its venue setup, consumables consumed, participants attending and transportation / logistics or specific actions or features. The function of calculating the environmental impact of the event may be particularly advantageous to event organisers, managers or other users 201 as the carbon footprint or other environmental parameters are tradable commodities which may be offset for a cost as part of a sustainability practice or to meeting environmental standards. Additionally, event organisers and managers may also demonstrate to their customers, clients or other stakeholders of their efforts to ascertain and / or minimize the carbon footprint of the event, and thus assisting their customers, clients or other stakeholders to meet with any environmental or sustainability goals. Moreover, embodiments of the system may be usable by both experienced and inexperienced individuals, with a simple interface to enter the necessary details, and the usage of AI to assist with identifying missing environmental parameters that may be included as well as an automated process of querying and adding together the necessary parameters. In turn, allowing users of all levels to be able to determine the environmental impact of an event without the need for complex training or professional expertise.

[0050] In one embodiment, the system is arranged to be accessible to a user via a computing interface, such as a web browser accessing a website, or via an application or “app” accessible on a user computer or a user personal device (e.g. smartphone, IoT devices, tablets, laptop, smart devices, smart glasses etc) . Once a user accesses the system, the user is able to interact with an event builder to input any event information associated with their event. This event information may include any specific event layout (e.g. venue floorplan or venue design) or any site preparation, construction required, event items, consumables, food and beverage or furniture used as well as any specific event actions or features such as, but not limited to, participant traffic, celebrity appearances, firework displays, magic shows or entertainment features, and the user may enter this information into the event builder of the system.

[0051] Once the event information is submitted to the system, the system is then arranged to use an environmental impact calculation processor to determine the environmental impact of the entire event. This environmental impact that will be determined may include one or more environmental parameters, including the carbon footprint of the entire event. Once calculated, the environmental impact is then presented via an impact presentation, preferably in the form of a report or a graphical representation such as a heatmap, which can in turn be presented to a user to determine what the environmental impact of the event is likely to be, and where and how this environmental impact may be reduced or optimized for the event.

[0052] In some example embodiments, an artificial intelligence (AI) module or model, such as those that uses machine learning systems that includes deep learning architectures, may be used to process one or more of the event information, environmental parameters or the environmental impact as presented in the impact presentation to generate additional suggestions for the user. In another example, the user may elect for the artificial intelligence module to automatically optimize the event information so as to reduce the overall environmental impact for the event. In these instances, either the user or the artificial intelligence module, or a combination of both, may adjust the event information already submitted by the user. This adjustment may include the replacement of items or objects used by the event with more sustainable alternatives, or it may suggest the removal of excess items or objects or any other possible optimization adjustments. This may in turn alter the environmental impact of the event as presented in the impact presentation to create an updated impact presentation that can be considered again by the user and / or the Artificial Intelligence module until such time that the user or the Artificial Intelligence module would consider that no further changes are required, after which an updated impact presentation will be presented to the user for further consideration, processing or storage, with the report presenting the environmental impact of the event.

[0053] The use of the artificial intelligence module may be advantageous as the use of artificial intelligence attempts to replicate or simulate the thought process of a professional surveyor, assessor or auditor in attempting to calculate the environmental impact by calculating the total environmental parameters, as well as to investigate additional parameters that may be relevant and / or methods or reduce or mitigate environmental impact within the event by offering suggestions. In turn, such a system could effectively operate as an expert system to perform the environmental impact analysis of the event and to purpose possible changes similar to that of a professional surveyor, assessor or auditor, without the cost or  time required to hire such a professional. Additionally, by using artificial intelligence, the system may also be able to extract the latest and verified information for assessment, and thus increase the speed and accuracy of the environmental impact assessment.

[0054] Embodiments of the system for determining the environmental impact of an event may also be advantageous as event managers, event organisers or users operating within event management field as well as various stakeholders may be able to use the system to determine the environmental impact of their event. This in turns provide two functions, the first is that the user may be given opportunities to reduce the environmental impact of their event by revising the layout or items used by the event. The second, is that for the event manager or organiser, the manager or organiser may also demonstrate a reduction to the environmental impact of the event, and thus assist their clients, customers or other stakeholders to reduce their environmental costs to meet sustainability or Environmental Social Governance (ESG) targets.

[0055] As shown in Figure 1, there is a shown a schematic diagram of a computer system or computer server 100 which is arranged to be implemented as an example embodiment of a system for determining the environmental impact of an event. In this embodiment, the system comprises a server 100 which includes suitable components necessary to receive, store and execute appropriate computer instructions. The components may include a processing unit 102, including Central Processing Unit (CPUs) , Math Co-Processing Unit (Math Processor) , Graphic Processing Unit (GPUs) or Tensor Processing Unit (TPUs) for tensor or multi-dimensional array calculations or manipulation operations, read-only memory (ROM) 104, random access memory (RAM) 106, and input / output devices such as disk drives 108, input devices 110 such as an Ethernet port, a USB port, etc. Display 112 such as a liquid crystal display, a light emitting display or any other suitable display and communications links 114. The server 100 may include instructions that may be included in ROM 104, RAM 106 or disk drives 108, cloud drives and may be executed by the processing unit 102. There may be provided a plurality of communication links 114 which may variously connect to one or more computing devices such as a server, personal computers, terminals, wireless or handheld computing devices, Internet of Things (IoT) devices, smart devices, edge computing devices. At least one of a plurality of communications link may be connected to an external computing network such as a LAN, WAN, Internet or Virtual Private Network (VPN) through a telephone line, wireless communication network or other type of communications link.

[0056] The server 100 may include storage devices such as a disk drive 108 which may encompass solid state drives, hard disk drives, optical drives, magnetic tape drives or remote or cloud-based storage devices. The server 100 may use a single disk drive or multiple disk drives, or a remote storage service. The server 100 may also have a suitable operating system 116 which resides on the disk drive or in the ROM of the server 100.

[0057] The computer or computing apparatus 100 may also provide the necessary computational capabilities to operate or to interface with a machine learning network, such as a neural networks, to provide various functions and outputs. The neural network may be implemented locally, or it may also be accessible or partially accessible via a server or cloud-based service. The machine learning network may also be untrained, partially trained or fully trained, and / or may also be retrained, adapted or updated over time.

[0058] With reference to Figure 2, there is illustrated a block diagram of another embodiment of a system for determining the environmental impact of an event 200. In this embodiment, the system includes a computing gateway arranged to receive inputted event information 202 associated with the event, wherein the inputted event information includes one or more of event layout information 202L, event items information 202I, or event participation, features or action information 202A; This information 202 is then processed by an environmental impact calculation processor 204 which is arranged to determine an environmental impact of the event as based on the event information 202 which has been inputted or submitted.

[0059] Preferably, the environmental impact calculation processor 204 is arranged to calculate the environmental impact of the event 206 by identifying specific environmental parameters incurred or otherwise associated with by the details or particulars of the event. This may include for example:

[0060] Event Layout 202L –the parameters associated with the floor space, venue or area used for the event, including any specific instalments, constructions, fixtures or features such as partitions, temporary walls, decorations or the like to see that the event space is adequately prepared for the event. Within an event, the layout of the floor space, together with materials required to build the layout such as booths, partitions, decorations, floorings, panels, boards, stage setups, lighting, signage, audio-visual equipment, safety compliance arrangements etc, would each have its environmental cost for manufacturing, transport, recycling or disposal. These parameters would allow the layout of the event to be assessed for resource usage and thus environmental impact.

[0061] Event Item Information 202I –These include parameters associated with items that are used by the event. These may include furniture, chairs, desks, tables, as well other items used in the event, including food and beverage items, stationery, gifts, hand-outs, advertising materials, banners or the like. Each of these items would also involve an environmental cost such as costs associated with its manufacturing, transport, recycling or disposal.

[0062] Event Participation or Action 202A –These parameters are associated with participants, features and activities that may take place at the event, including the number of persons visiting the event or any specific activity that may be planned during the event. Such participants and activities may include its own environmental parameters associated with transportation costs, product delivery costs, other logistic costs, or costs associated with the activities itself. Participants may include guests or VIPs who may be flown in from overseas and thus would have its own individual impact. Specific activities or actions may incur its own environmental impact based on the cost to arrange or the products involved, such as firework shows or the importation of artworks or displays of equipment, product samples that must be transported to the event venue.

[0063] The event information 202, which may include environmental parameters may include one or more of the above (202L, 202I, 202A) , or it may only include some of these parameters. It is also possible that certain environmental parameters relating to objects or items used by the event may fall into one or more of these types of environmental parameters (202L, 202I, 202A) . As the person skilled in the art would appreciate, the event information 202 may include layout related environmental parameters such as constructions and set up, and optionally other environmental parameters such as items or objects used consumables, or even events, actions or participants. The system may proceed to determine the environmental impact of the event based on only one or more selection of such event information 202, for example, only on the layout details.

[0064] Once the event information 202 is received by the environmental impact calculation processor 204, which preferably, has a communication gateway to receive this information from the user 201 via a computing interface provided via a website or application accessible with a user’s personal computing or smart device, the event information 202 is then processed by the calculation processor 204 to determine the environmental impact 206 of the event. In one embodiment, the calculation processor 204 would take each of the objects that would be used in the event from the layout information 202L, event items information 202I, or event participation or action information 202A, and determine one or more environmental parameters via the involvement or use of that object within the event. These parameters may be added together to define a final environmental parameter for the entire event.

[0065] As an example, once the event information 202 is inputted by the user 201, the calculation processor 204 may firstly identify the carbon footprint associated with each object used or involved with the event, including its transportation, installation, usage, removal, recycling, storage or disposal of the object. These objects may include any objects or items that is used or associated as part of the operation of the event, and may include any object or item that is already listed in the event information 202 such as, and without limitations, construction items, consumables, food &beverage, stationery, etc, or any objects or items associated with the event layout 202L, event item information 202I or event participation or action 202A. In order to obtain the carbon footprint for the object, the calculation processor 204 may query a carbon footprint database 208 for each object, which may include publicly available carbon or environmental databases freely accessible or available via a subscription. These databases 208 may include environmental parameters for numerous objects, including each of these objects for use in the event, including their environmental costs for manufacturing, transportation, recycling, storage or disposal.

[0066] Preferably, searching for the necessary data to calculate the carbon footprint may also use an Artificial Intelligence (AI) module to assist with the search. This is because whilst carbon footprint databases 208 may be quite detailed, the searching for individual products from the databases 208 may only yield a single dimension result that would be useful, and as such, may not be entirely comprehensive. As an example, let’s assume at a particular event, such as an investor party to a new product launch by a company, the event may request for bottled mineral water to be shipped in for the event. A search on the database may yield that each bottle of mineral water may have a specific carbon footprint, but a more comprehensive search may include a search for not just the product (bottle of mineral water) itself, but also the transport footprint, storage footprint or the disposal / recycling footprint. As such, by using an AI module 210, the initial search by the user to use a specific product may be expanded to be a more comprehensive search for related footprints that should be considered in the total calculation of the footprint of using the specific product. In other words, the use of the AI module 210 is similar to turning the system 200 into an expert system that can attempt to replicate the thought or analytical processes of a professional surveyor, accessor or auditor whom would be trained to consider other possible queries or alternatives to devise a more accurate footprint calculation.

[0067] In this example event, assuming that the event includes the necessity to transport three pallets of exclusive mineral water from Fiji to Hong Kong for an event, it would be necessary to also calculate the refrigeration, consumption and recycling  of the containers after the mineral water arrives for the event. In such cases, as is provided in some examples of the invention, to minimize the effort for the user, an Artificial Intelligence module or model 210, such as those that uses Large Language Models (LLMs) , may be used to process the object (pallet of mineral water) that has been selected by the user to, in turn, determine what other environmental parameters (recycling, landfill costs) that may be applicable to the specific object. In such cases, the inclusion of the Artificial Intelligence model 210 would enhance the accuracy of the calculation of the environmental impact by automatically determining more accurate parameters that may be associated with the object in use.

[0068] Also shown in Figure 2, the calculation processor 204 may also use a Retrieval-Augmented Generation (RAG) 212 with the LLM to retrieve additional information regarding other related products and / or other environmental parameters to further increase the accuracy of the calculations. The RAG 212 may be particularly helpful to further improve the knowledge of the environmental parameters of any specific object or item associated with layout information, event items information, or event participation or action information that is used within the event, in turn, allowing for more variables or parameters to be used for the calculation of the environmental impact of the event, without further input from the user. As an example, the RAG 212 could include or access data from various product lists of specific objects used in the event, e.g. construction materials and possible alternatives, as well as their logistical costs, and thus may provide the AI model 210 with additional data to suggest for product alternatives with different logistical costs. This is particularly advantageous as users may expect an accurate calculation without the necessity to having a significant amount of knowledge or experience as an auditor or surveyor who may have the necessary training or experience to consider other non-obvious environmental parameters that should be included in the calculation to achieve the necessary accuracy. This is particularly useful where such calculations must meet certain requirements for ISO or quality compliance.

[0069] Once the environmental parameters for all of the objects relating to layout information 202L, event items information 202I, or event participation or action information 202A have been determined, these parameters may be accumulated or summed up to determine the environmental impact of the event 206. The information may then be outputted as an impact presentation 206I, which as shown in Figure 2, may include a report 304 that documents the objects used and their respective impact, as well as a heat map 306 graphic, whereby the environmental impact 206 may be shown graphically on a floorplan of the event, with stronger colours or shading indicating a stronger environmental impact and lighter colours or shading indicating less environmental impact. The heatmap 306 is particularly useful as it could allow a user to visualize where the environmental impacts are most significant, and can assess for alternatives to reduce the environmental impact at certain locations.

[0070] In some embodiments, the system is also arranged to connect to vendors 230 or carbon offset services 232 to offer alternative solutions to users to reduce their carbon footprint or environmental impact. Users may select to exchange individual objects used in the event to reduce their environmental impact by choosing more environmentally friendly alternatives from vendors 230. In the example above, the user may choose to use a different type of mineral water which has a lower carbon footprint, and thus select such products from the vendors 230 that are available. Alternatively, where the carbon footprint cannot be reduced further without compromise, the user may choose to use a carbon offset service 232 to purchase carbon credits to reduce the impact of the event.

[0071] Preferably, the use of Artificial Intelligence modules 210 or models, such as LLMs, would also be useful in assisting with selecting vendors or carbon offset services. As some vendors 230 or carbon offset services 232 may be more suitable for the environmental impacts of the event, the use of an LLM, in combination with RAG 212 or other expert systems may also assist with selecting more relevant vendors or carbon offset services. Accordingly, the Artificial Intelligence system 210 as shown in Figure 2, may also offer this function in recommending vendors or carbon offset services. Other Artificial Intelligence systems, such as embedded systems, may also be used for selecting vendors 230 or carbon offset services 232.

[0072] With reference to Figure 3, there is shown a block diagram illustrating the data flow and processes 300 of an example of the environmental impact calculation processor 204. In this embodiment, the event information 202, including the event layout information 202L, event items information 202I, or event participation or action information 202A are firstly received and processed by the event builder 302, which is a data input interface arranged to receive information from a user.

[0073] In this example, the event builder 302 is an interface which is provided to a user via a website or an application (app) that is accessible via a computer, tablet computer, portable computer, smartphone, smart glasses, AR / VR headsets or any IoT or smart devices. The event builder 302 may include an interface whereby a user may start by submitting the dimensions or shapes of the venue space, or alternatively, they may draw or input a layout of the venue in the form of a floorplan. The user may use the event builder’s function to select walls, partitions or any other construction features to draw the floorplan of the event space. Alternatively, the floorplan may be scanned from a floorplan drawing or blueprints  and automatically processed by the event builder to replicate the floorplan. Alternatively, the event builder 302 may interface with a Computer Aided Design (CAD) program to obtain the blueprints for the floorplan.

[0074] As shown, the event builder 302 allows the user to easily input their event’s floorplan and thus allow the system to determine the size of the event space, which in turn will be useful to determine the carbon footprint, or any other environmental parameters or variable of the event space as materials or constructions features would now have a specific size. As events may include the use of various building materials that may be removed or recycled at the end of the event, the event’s floorplan along with the markings of any specific construction work can be used as a starting point to calculate the environmental impact of the event 206. Furthermore, the floorplan also provides a bases for the heatmap that can be created as part of the impact presentation, with the items or objects which have the strongest environmental impact being shaded in stronger colours. As an example, walls or flooring which may not be recycled, but involve the necessary construction work, and thus may show up as being of significant environmental impact on the heatmap and report.

[0075] As shown in Figure 3, submitting or inputting a floorplan of the event space to the event builder is optional. Once the user completes or skips putting in the floorplan of the event spaces, the user may choose to submit the other event information 202 into the system 200. These may include the listing of items which will be used, as well as specific participants or events that may arrive or take place at the event. Once the user completes inputting event information 202 into the event builder 302, the system 200 is ready to use the impact calculation processor 204 to calculate and determine the environmental impact of the event 206.

[0076] In this embodiment, the calculation processor 204 may firstly considers the venue’s structural elements of the event to determine the environmental parameters relating to these structural elements (320) . These structural elements may include the construction work required to prepare for the event venue, electrical or audio-visual equipment, stage equipment, or plants, fixtures or furniture which will be required for the event space. The calculation process may perform a summation of the environmental parameters (e.g. carbon footprint) of all of the structural elements, although preferably, the calculation processor uses an Artificial Intelligence module 210 such as expert systems that uses LLMs with a RAG 212 to expand the scope of each structural elements to identify for additional environmental parameters relevant to the structural element. For example, a user may select that a partition must be built in the event space. The Artificial Intelligence (AI) module 210 could use an LLM and RAG 212 as an expert system to identify that the wall may also require fastening devices, paint, sound proofing and thus can proceed to search for these additional objects for inclusion into the calculation of the environmental parameters. Additionally, the AI module 210 may also identify that the construction of a wall may also contributes to landfill, and accordingly, parameters for these other aspects relating to the wall partition may also be included within the calculation of the environmental parameters for the wall. Each object that is processed by the AI module 210 may see that the environmental impact is much more accurately captured and would simulate what an experienced auditor or surveyor would consider when performing an assessment of an event space. Additionally, the AI module 210 may also be trained or learn from the input event information 202 from the user. As users may set up multiple projects with different event information 202, the event information may also establish connections or relationships between different event objects or items. As an example, if a new type of booth set up is entered into the system 200 as a type of event furniture, and one or more users indicate that such a booth set up may demand a specific type of recycling method, the AI module 210 may learn and recognize that this booth set up requires a particular type of recycling method, and in turn, suggest other users to also include this recycling method in their environmental impact calculation.

[0077] Once the structural elements are inputted, the user may choose to enter individual items which are used during the event. These items can range from food and beverage items, stationery, consumables, gifts, hand-outs, advertising materials, banners or the like. Similarly, these items each have an environmental impact 206 such as carbon footprint, and once entered, the calculation processor 204 may retrieve their carbon footprint or other environmental parameters and then proceed to calculate their environmental impact (322) . As above, the calculation processor 204 may use the AI module 210 to more accurately capture the environmental impact 206 of each of the items.

[0078] The user may then proceed to input the event participation or action information 202A, with these parameters being associated with participants and activities that may take place at the event, including the number of persons visiting the event or any specific activity that may be planned during the event. Such participants and activities may include its own environmental parameters associated with transportation costs, product delivery costs, or costs associated with the activities itself (324) . As above, the calculation processor may use the AI module to more accurately capture the environmental impact of each of the items.

[0079] Once the calculation processor 204 determines the environmental parameters, the processor 204 may then be presented with a report 304 and a heatmap 306 of the environmental impact 206 of the event (328) . At this stage, the user may review their event’s environmental parameters, including, carbon footprint and identify where the highest footprint has  been incurred. If desired, the user may then adjust the event information 202 so as to reduce the environmental impact 206, and in turn, modify certain aspects of the event so that a more optimized environmental impact can be achieved with the event.

[0080] As shown in Figure 3, the calculation processor 204 may also make use of an automatic optimization process (330) which may use AI tools to optimize the event’s environmental impact. In this example, the AI tools 210 may include a machine learning module, such as those with an LLM, and in use with a RAG 212 and databases 208 to process the environmental parameters of the event and identify areas in which modifications can be made to the event layout, event item and event participations and action information. These modifications may include suggestions to use different products which have a lower environmental impact, or the rearrangement of any structure used within the event, or the adjustment of any invitees list or special features that are present.

[0081] Additionally, the database 208 which may be accessible to the calculation processor 204 may also be arranged to receive updated data relevant to the location of the event. As an example, major convention centres may have recycled furniture or partitions which may offer a lower environmental cost for usage, transportation and recycling. This information may be made accessible to the AI module 210 to suggest using proximate and recycled items to reduce the overall carbon footprint of the event without reducing the number of attendees or the cancelling or adjustment of any specific feature or event.

[0082] With reference to Figures 4 to 8, there are illustrated example screenshots of an example interface for use with the system for determining the environmental impact of an event 200. In this embodiment, the example interface is presented to a user by the system 200 via a website or application or “app” interface. The interface provides a method whereby a user may use or interact with the system 200, including inputting event information and to obtain environmental reports or view environmental impact heatmaps 306 in relations to their event. The user may also use the system 200 to calculate the environmental impact of their event, including determining the carbon footprint of their event. The user may also use the system’s AI modules 210 to assist with determining the environmental impact of their event or to use the AI modules to assist with optimizing or reducing the environmental impact of their event. Additionally, the user may also store or share their reports and their events with other users, or place their event for usage or be replicated at another event. These stored events may also be useful to train the AI module 210, as user inputted event information may provide relationships between different event items or objects with other event items or objections, and thus allow the AI module 210 to train with this data to build relationships between different event information in order to provide superior suggestions for users in determining the environmental impact of their event.

[0083] As shown in Figure 4, the user may firstly access the system by setting up an account with their profile 400 so as to manage their events. This is particularly useful for professional event managers who would regularly organise and manage events in a professional capacity. The system 200 would therefore allow these users to store their past tasks for easy replication in future events.

[0084] Once a user profile 400 is set up, the user is directed to create a new project, in which case the user would start to access the event builder interface 402 as shown in Figures 5A to 5D. In these figures, the user may start to upload 404 the construction, furniture, fixture or plant items which will be used by the event or preferably, they will be given an opportunity to provide a floorplan of the event space or venue 408. As shown in Figure 5A, the user may select various items of furniture or fixtures 406 which may be placed within the event space, or the user may provide the dimension of the event venue so as to allow the event builder to determine the size (and subsequently the cost and footprint of the event venue) . The user may also upload a floorplan, which can be in the form of a blueprint drawing or CAD file, or alternatively the user may also draw their own using the interface. As shown in Figure 5B, Figure 5C and Figure 5D, the user can set the scale of the event space 410 and thus allow the event builder 302 to determine the size of the space as well as any construction, furniture, fixture or plant items that will be used in the event space. This will in turn allow the system 200 to calculate the environmental parameters of each of these items accurately.

[0085] Once the user selects the basic items within the interface, the interface, as shown in Figure 6A, allows the user to expand other furniture or construction items that may also be included for the construction or setting up of the event space 600. As shown in Figures 6B and 6C, the user may also drag and drop 602 the items added into the floorplan to illustrate the setup of the event space. Some items may not be visualized on the floor plan for clarity of the interface, but would be listed on the items list within the interface. Simultaneously, the system is also arranged to calculate the overall environmental parameters 604, such as carbon footprint, such that user can see a running sum of the carbon footprint of the event. This may be advantageous as users can quickly ascertain whether the event is quickly exceeding a predetermined budget. The user may also select individual items 606 on the interface, as shown in Figure 6D, by selecting, clicking or touching the item on the floor plan, and can change the variables for each item, such as by selecting different  size, brands or materials of the items used. This way, the user can quickly vary the determined environmental impact (carbon footprint) of the item as desired.

[0086] With reference to Figure 7 and Figure 8, there is illustrated an interface as part of the impact presentation 700, which is shown to the user to illustrate the total items that are in use for the event and as presented in the floorplan where possible. The user may be able to see a comprehensive list 702 of all items as well as options to perform a carbon offset of the items, which will present the total carbon footprint and the cost to offset the carbon footprint of that event. As it is shown in Figure 7, a heatmap is also presented on the floorplan of the venue space, with individual furniture items 712 that are rendered in a specific colour that matches the intensity scale 710. In turn, each item within the venue space will have its own colour representative of its environmental impact, allowing for easy reference or visual inspection by the user. This would be advantageous as the user may quickly identify items that have a strong or low environmental impact, and can replace them as required. Each item may also be manipulated 704 as desired by the user or by AI module described in Figures 2 and 3 to assist with optimizing the selection of items and its carbon footprint.

[0087] Embodiments of the system may be advantageous as event organisers, event managers or other stakeholders can determine the carbon footprint, or other environmental impact parameters of an event. In turn, when business, governments or private individuals are required to assess and meet with relevant sustainability or environmental responsibility requirements, the environmental impact of each event may be accounted for, or that savings or offsets have been considered or taken into account. Additionally, in some examples, the system provides the function of calculating the environmental impact of an event for all types of event organisers, including those that do not have a large amount of resources to engage professional surveyors or accessors, and thus the system may be able to see that event organisers of various size or background can attempt to ascertain their environmental impact when planning their event, in turn, offering opportunities for smaller companies or departments to fulfil their sustainability responsibilities.

[0088] Embodiments of the system may also provide a cost summation of the event based on the event information 202 provided. Since objects and items used by the event is captured for environmental impact assessment, the monetary costs of these events may also be captured since various databases do provide costs for each item or object. Thus, in addition to providing an environmental impact assessment of the event, the system, via a similar operation, may also be able to present the total cost of the event based on the cost of each individual item or object used by the event.

[0089] Although not required, the embodiments described with reference to the Figures can be implemented as an application programming interface (API) or as a series of libraries for use by a developer or can be included within another software application, such as a terminal or personal computer operating system or a portable computing device operating system. Generally, as program modules include routines, programs, objects, components and data files assisting in the performance of particular functions, the skilled person will understand that the functionality of the software application may be distributed across a number of routines, objects or components to achieve the same functionality desired herein.

[0090] It will also be appreciated that where the methods and systems of the present invention are either wholly implemented by computing system or partly implemented by computing systems then any appropriate computing system architecture may be utilised. This will include standalone computers, network computers and dedicated hardware devices. Where the terms “computing system” and “computing device” are used, these terms are intended to cover any appropriate arrangement of computer hardware capable of implementing the function described.

[0091] It will be appreciated by persons skilled in the art that numerous variations and / or modifications may be made to the invention as shown in the specific embodiments without departing from the spirit or scope of the invention as broadly described. The present embodiments are, therefore, to be considered in all respects as illustrative and not restrictive.

[0092] Any reference to prior art contained herein is not to be taken as an admission that the information is common general knowledge, unless otherwise indicated.

Claims

1.A system for determining the environmental impact of an event comprising:- a computing gateway arranged to receive inputted event information associated with the event, wherein the inputted event information includes one or more of event layout information, event items information, or event participation or action information;- environmental impact calculation processor arranged to process the event information to determine an environmental impact data of the event, and- presentation input / output device arranged to process and organise an impact presentation arranged to present the determined environmental impact to a user, wherein upon the environmental impact is presented to the user, the impact presentation is arranged to be manipulated by the user to adjust the inputted event information for reprocessing by the environmental impact calculation processor to determine an updated environmental impact of the event.2.A system for determining the environmental impact of an event in accordance with claim 1, wherein the environmental impact data of the event includes a carbon footprint of the event.3.A system for determining the environmental impact of an event in accordance with claim 2, wherein the environmental impact calculation processor processes the inputted event information to identify environmental parameters related to each of one or more objects used by the event, and calculating a summation of the environmental parameters of each of the one or more objects used by the event to determine the environmental impact data of the event is determined.4.A system for determining the environmental impact of an event in accordance with claim 3, wherein the environmental impact calculation processor includes a machine learning routine operating on a computation apparatus to process the determined environmental impact to identify optimization of the event information and to manipulate the inputted event information for reprocessing by the environmental impact calculation processor to determine an updated environmental impact of the event.5.A system for determining the environmental impact of an event in accordance with claim 4, wherein the machine learning routine is arranged to process the inputted event information to identify additional event layout information, event items information, or event participation or action information previously unknown to the user.6.A system for determining the environmental impact of an event in accordance with claim 5, wherein the identified additional event layout information, event items information, or event participation or action information previously unknown to the user includes additional objects used by the event.7.A system for determining the environmental impact of an event in accordance with claim 6, wherein the machine learning routine is further arranged to learn from the inputted event information from a plurality of events.8.A system for determining the environmental impact of an event in accordance with claim 7, wherein the machine learning routine uses the inputted event information from a plurality of events to develop relationships between layout information, event items information, or event participation or action information with other layout information, event items information, or event participation or action information.9.A system for determining the environmental impact of an event in accordance with claim 8, wherein the machine learning routine uses a large language model.10.A system for determining the environmental impact of an event in accordance with claim 9, wherein the machine learning routine queries a Retrieval-Augmented Generation system to further enhance knowledge relating to the event information or environmental impact data of the event.11.A system for determining the environmental impact of an event in accordance with claim 10, wherein the impact presentation is arranged to present the summation of environmental impact of the event to the user.12.A system for determining the environmental impact of an event in accordance with claim 11, wherein the impact presentation is arranged to present a heatmap illustrating the summation of environmental impact of the event to the user over a floorplan of the event.13.A system for determining the environmental impact of an event in accordance with claim 12, wherein the system further includes an event builder arranged to receive the event information, and, wherein the event builder is arranged to receive a floorplan of an event venue associated with the event.14.A system for determining the environmental impact of an event in accordance with claim 13, wherein the event builder is arranged to receive the floorplan by: receiving and processing dimensions of the floorplan, a graphical file of a blueprints of the floorplan, using a drawing interface for the user to draw the floorplan or receiving and processing a CAD model of the event venue associated with the event.15.A system for determining the environmental impact of an event in accordance with claim 14, wherein the system further includes an object vendor connection link to connect the user with one or more vendors for the purchasing of objects used by the event; and a carbon offset service like arranged to connect the user with the one or more carbon offset service.16.A system for determining the environmental impact of an event in accordance with claim 15, wherein the layout information includes: parameters associated with the floor space, venue or area used for the event, including specific instalments, constructions, fixtures or features partitions, temporary walls, booths, partitions, decorations, floorings, panels, boards, stage setups, lighting, signage, audio-visual equipment, safety compliance arrangements or any one or more thereof.17.A system for determining the environmental impact of an event in accordance with claim 15, wherein the event items information includes: parameters associated with items that are used by the event, including furniture, chairs, desks, tables, food and beverage items, stationery, gifts, hand-outs, advertising materials, banners, consumables or any one or more thereof.18.A system for determining the environmental impact of an event in accordance with claim 15, wherein the event participation or action information includes: parameters associated with participants, features and activities that may take place at the event.19.A computerized method, operating on a computer system for determining the environmental impact of an event comprising:- using a computing gateway to receive inputted event information associated with the event, wherein the inputted event information includes one or more of event layout information, event items information, or event participation or action information;- processing the event information with an environmental impact calculation processor to determine an environmental impact data of the event, and- using a presentation input / output device to process and organise an impact presentation arranged to present the determined environmental impact to a user, wherein upon the environmental impact is presented to the user, the impact presentation is arranged to be manipulated by the user to adjust the inputted event information for reprocessing by the environmental impact calculation processor to determine an updated environmental impact of the event.20.A computerized method, operating on a computer system for determining the environmental impact of an event in accordance with claim 19, wherein the environmental impact data of the event includes a carbon footprint of the event.

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